Архівація в Outlook для Windows

Існує кілька способів архівації повідомлень в Outlook. Вибір способу залежить від типу облікових записів електронної пошти, налаштованих в Outlook.

Всі облікові записи мають доступ до папки "Архів". Для облікових записів Microsoft 365, Outlook.com та Exchange папка "Архів" – це одна із стандартних папок Outlook, таких як "Вхідні", "Надіслані" та "Віддалені". Цю папку не можна видалити. Якщо ви використовуєте Outlook з обліковим записом Exchange або Exchange Online, політики папок, наприклад політики зберігання, застосовуються до папки Архів.

Для облікових записів POP та IMAP можна створити папку "Архів" або призначити існуючу папку папкою архіву. Не можна змінити розташування папки "Архів" для облікових записів Microsoft 365 та Exchange.

При переміщенні повідомлень до папки "Архів" за допомогою кнопки "Архівувати" розмір поштової скриньки не зменшується. Якщо потрібно зменшити розмір поштової скриньки, можна використовувати веб-архів у Microsoft 365 для підприємств.

Архівація повідомлень за допомогою кнопки "Архівувати"

Для переміщення одного або декількох повідомлень до папки Архів без їх видалення можна використовувати кнопку "Архівувати" у групі "Видалити" на стрічці. Архівація забезпечує низку переваг.

• Архівні елементи можна легко знайти за допомогою поля пошуку або переходом до папки Архів. За промовчанням при введенні умови в полі "Пошук" Outlook виконує пошук у всіх папках поштової скриньки.
• Елементи, як і раніше, доступні на телефоні або інших пристроях через папку Архів.

Виберіть варіант вкладки нижче для версії Outlook, яку ви використовуєте. Яка версія Outlook?

Примітка: Якщо дії на цій вкладціНовий Outlook не працюють, можливо, ви ще не використовуєте новий Outlook для Windows. Виберіть Класичний Outlook і виконайте такі дії.

Архівування елементів у новому Outlook

1. Виберіть повідомлення електронної пошти для архівації.
2. Виберіть

В Outlook ви можете:

Архівування елементів у класичній версії Outlook

1. Виберіть у папці одне або кілька повідомлень, які потрібно архівувати.
2. У групі Видалити натисніть кнопку Архівувати. Ви також можете використовувати клавішу BACKSPACE для миттєвої архівації одного або кількох вибраних повідомлень.

Порада: Для облікових записів Microsoft 365, Exchange, Exchange Online та Outlook.com папка Архів вже існує, навіть якщо ви ще не користувалися цією функцією. Її можна знайти у списку папок Outlook. Якщо ви не бачите папку в Outlook 2016 або Outlook для Microsoft 365, виберіть Файл > Обліковий запис Office > Параметри оновлення > Оновити.

Примітка: Кнопка Архівувати відображається тільки в Outlook 2016, Outlook 2019 та Outlook для Microsoft 365. У попередніх версіях Outlook на стрічці немає кнопки Архівувати.

Архівація повідомлень за допомогою клавіатури

Ви можете натиснути клавішу BACKSPACE, щоб архівувати одне або кілька вибраних повідомлень. Якщо натиснути клавішу DELETE, повідомлення будуть переміщені до папки Видалені. Змінити поведінку клавіші BACKSPACE неможливо.

Примітка: Якщо повідомлення відкрито в окремому вікні, а не в області читання, натискання клавіші BACKSPACE не призведе до архівації повідомлення. Вам потрібно закрити повідомлення та переглянути його в області читання, щоб архівувати за допомогою клавіші BACKSPACE. Якщо повідомлення відкрито у новому вікні, єдиним способом його архівації є використання кнопки Архівувати на стрічці.

Як вимкнути архівацію, натиснувши клавішу BACKSPACE в Outlook для Microsoft 365?

Щоб заборонити переміщення елементів до папки "Архів" при натисканні клавіші BACKSPACE, можна додати такі записи реєстру, щоб вимкнути цю функцію.

Важливо: Будьте уважними, виконуючи дії, описані в цьому розділі. Помилки при зміні реєстру можуть призвести до серйозних проблем. Перш ніж починати, створіть резервну копію реєстру для відновлення на випадок неполадок.

Шлях у реєстрі групової політики:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Ім'я: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значення: 1

Шлях у реєстрі центру розгортання Office (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
Ім'я: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значення: 1

Примітка: Це виправлення не застосовується до версій Outlook із безстроковою ліцензією.

Як знайти папку "Архів"?

Папка Архів знаходиться у списку папок. Щоб відобразити список папок, виберіть Вид > Область папок > Звичайний вигляд.

Як виконати пошук у папці "Архів"?

За замовчуванням під час пошуку елементів Outlook за допомогою функції Пошуку у верхній частині списку папок Outlook виконує пошук по всій поштовій скриньці.

Якщо ви хочете обмежити область пошуку лише папкою "Архів", спочатку виберіть її зі списку папок. Після цього пошук виконуватиметься лише у папці "Архів".

Чим ця функція відрізняється від серверного архіву?

Серверний архів – це функція, призначена для корпоративних клієнтів Microsoft 365 із надзвичайно великими поштовими скриньками. Такі клієнти можуть використовувати серверний архів, щоб не видаляти стару пошту.Серверний архів користувача подібний до другого облікового запису в Outlook з власною структурою папок. Тому він не включається до пошуку в папці "Вхідні".

Якщо серверний архів увімкнено, адміністратори та користувачі можуть налаштувати поштову скриньку для автоматичного переміщення старих повідомлень до серверного архіву за допомогою політик архівації.

Коли слід використовувати архівацію, а коли серверний архів?

Рекомендуємо використовувати архівацію для переміщення з папки "Вхідні" повідомлень, які більше не потрібні. Архів можна вважати папкою із документами. Ви можете зберігати в ньому елементи, але, як і раніше, легко отримувати до них доступ. Ви також можете видаляти повідомлення або переміщувати їх до певних папок, якщо вам так зручніше.

Для користувачів організації Office 365 корпоративний з великими поштовими скриньками радимо налаштувати політику архівації, яка переміщає елементи в серверний архів після одного року (або коротшого періоду, якщо користувачі перевищують квоту поштової скриньки швидше). Завдяки цьому користувачам не доведеться видаляти стару пошту, щоб звільнити місце для нових повідомлень. Пошту, що зберігається довше зазначеного часу, можна переміщувати з папки "Вхідні" та локальної папки архіву.

Часті питання про архівацію

Якщо обліковий запис Microsoft 365, Exchange, Exchange Online або Outlook.com використовується, ви не можете вибрати іншу папку для архівації. "Архів" – це одна із стандартних папок Outlook, яку неможливо перейменувати, перемістити або видалити. Якщо використовується обліковий запис POP або IMAP, наприклад Gmail, Yahoo або iCloud, ви можете змінити розташування папки "Архів", вибравши Файл > Параметри поштової скриньки > Інструменти > Призначення папки архіву.

Чому нова функція архівації називається майже так само, як серверний архів?

Архівація – це знайома функція, яка вже доступна в Outlook Mobile, Outlook Web App, Outlook.com і навіть в інших поштових службах, таких як Gmail. Так як це термін, а серверний архів існує давно, ми вирішили не змінювати ці імена.

Автоархівація — це старіша функція Outlook, яка забезпечує автоматичне переміщення старих повідомлень у PST-файл. При цьому повідомлення видаляються з сервера, а значить, їх важче знаходити. Якщо жорсткий диск, який містить файл AutoArchive.pst, перестане працювати, повідомлення будуть втрачені. Мережевий архів – це можливість корпоративного рівня, що замінює автоархівацію.

Автоархівацію можна використовувати, якщо у вас немає серверного архіву, а ІТ-відділ не відключив її. Додаткові відомості про автоархівацію в Outlook 2016 див. у статті Автоархівація старих елементів вручну в Outlook для Windows.

Я адміністратор Office 365 корпоративний. Чи можу я вимкнути архівацію за допомогою групової політики?

Архівація доступна в Outlook для Windows, Outlook Mobile, Outlook в Інтернеті та Outlook.com. Її неможливо відключити за допомогою групової політики.

Чим частіше ви приймаєте та надсилаєте листи, тим більше кореспонденції зберігається на вашому комп'ютері. І, звичайно, це призводить до того, що на диску закінчується місце. Також це може призвести до того, що Outlook просто перестане приймати листи. У таких випадках слід стежити за розміром своєї скриньки та при необхідності видаляти зайві листи. Проте щоб звільнити місце, не обов'язково видаляти всі листи.Найважливіші можна просто заархівувати. Як це зробити, ми розберемо в цій інструкції.

Усього ж в Outlook передбачено два способи архівації пошти. Перший це автоматичний і другий – ручний.

Автоматична архівація листів

Почнемо з найзручнішого способу – це автоматичне архівування пошти.

Плюси цього способу полягають у тому, що Outlook сам архівуватиме листи без вашої участі.

До мінусів можна віднести те, що архівуватимуться всі листи і потрібні, і не потрібні.

1. Для того, щоб налаштувати автоматичне архівування, необхідно в меню «Файл» клікнути по кнопці «Параметри».
2. Далі перейти на вкладку «Додатково» та у групі «Автоархівація» натиснути кнопку «Налаштування автоархівації».
3. Тепер залишається встановити необхідні настройки. Для цього встановлюємо прапорець «Автоархівація кожні … днів» і тут же встановлюємо період архівації в днях.
4. Далі налаштовуємо параметри на власний розсуд. Якщо ви хочете, щоб Outlook запитував підтвердження перед стартом архівації, то встановіть прапорець «Запит перед автоархівацією», якщо цього не потрібно, тоді зніміть прапорець і програма все робитиме самостійно.
5. Нижче можна налаштувати автоматичне видалення старих листів, де ви також можете встановити максимальний «вік» листа. А також визначити, що робити зі старими листами – переміщати їх в окрему папку або просто видаляти їх.
6. Як тільки ви зробили потрібні налаштування, можна натиснути на кнопку «Застосувати налаштування до всіх папок». Якщо ж ви бажаєте самі вибрати папки, які потрібно архівувати, то в цьому випадку доведеться заходити у властивості кожної папки і там налаштовувати автоархівацію.
7. І, нарешті, натискаємо кнопку «ОК», щоб підтвердити зроблені налаштування. Щоб скасувати автоархівацію, достатньо буде зняти прапорець «Автоархівація кожен … днів».

Ручна архівація листів

Тепер розберемо ручний метод архівації.

Цей спосіб досить простий і не вимагає від користувачів додаткових налаштувань.

1. Для того, щоб надіслати листа до архіву, його необхідно виділити у списку листів та натиснути на кнопку «Архівувати».
2. Для архівування групи листів достатньо лише виділити потрібні листи і потім натиснути цю кнопку.

У цьому способі також є свої плюси та мінуси.

До плюсів можна віднести те, що ви самі вибираєте якісь листи вимагають архівації. Ну а мінус – це ручне виконання архівації.

Таким чином, поштовий клієнт Outlook надає користувачам кілька варіантів створення архіву листів. Для більш надійності можна використовувати обидва. Тобто для початку налаштувати автоархівацію і потім, при необхідності відправляти листи в архів самому, а зайві видаляти.

Outlook – один із найпопулярніших поштових клієнтів, який використовується у багатьох офісах та компаніях. Він володіє широким функціоналом та можливостями, що дозволяють ефективно організовувати та керувати електронною поштою. Однак з часом поштова скринька може бути переповнена повідомленнями, і її продуктивність може знизитися. У такому випадку рекомендується архівувати пошту, щоб зберегти її та звільнити місце в основному скриньці.

У версіях Outlook 2010 та 2013 є вбудована функція архівування пошти, яка дозволяє зберігати старі повідомлення в окремому файлі даних. Давайте розглянемо, як використовувати цю функцію і де можна створити архів.

Для архівування пошти в Outlook 2013 потрібно зробити таке:

Крок 1: Відкрийте Outlook і виберіть папку, яку хочете архівувати

Крок 2: Натисніть на вкладку "Файл" у верхній панелі меню

Крок 3: У меню виберіть «Інформація»

Крок 4: У розділі «Керування роботою з поштою» знайдіть та виберіть «Установки облікового запису»

Крок 5: У вікні виберіть вкладку «Автоматичне архівування»

Крок 6: Налаштуйте параметри архівування пошти на свій розсуд, вказавши папки для збереження архівних даних і задавши необхідний період часу

Після завершення налаштування архівування Outlook регулярно автоматично архівуватиме пошту відповідно до вибраних параметрів. Це дозволить вам зберегти важливі повідомлення та звільнити місце в основному поштовій скриньці. І пам'ятайте, що архівування пошти в Outlook – це хороший спосіб організувати та керувати повідомленнями у вашому поштовому клієнті.

Архівація пошти в Outlook 2010

Щоб архівувати пошту в Outlook 2010, потрібно виконати кілька простих кроків.

По-перше, відкрийте Outlook 2010 та виберіть потрібну папку з поштою, яку ви хочете заархівувати.

Потім натисніть на вкладку "Файл" у верхньому лівому куті вікна Outlook і виберіть пункт "Параметри облікового запису".

У вікні виберіть обліковий запис, для якого ви хочете створити архів, і натисніть кнопку «Змінити».

Після цього відкриється вікно «Налаштування електронної пошти», в якому потрібно знайти вкладку «Додатково» та натиснути на неї.

На вкладці «Додатково» знайдіть розділ «Доступ до файлу даних» та натисніть кнопку «Пошта з персональними даними».

У панелі виберіть опцію «Увімкнути автоматичне архівування в розділі і призначте місце збереження архіву на вашому комп'ютері, наприклад, папку «Архів».

Після налаштування параметрів архівації натисніть кнопку «ОК», щоб зберегти зміни.

Тепер Outlook 2010 автоматично архівуватиме пошту в задану папку на вашому комп'ютері.

Ви також можете виконати архівацію вручну, вибравши потрібну папку з поштою, клацнувши правою кнопкою миші та вибравши пункт «Архівувати».

Таким чином ви дізналися, як архівувати пошту в Outlook 2010.

Архівація пошти в Outlook 2010: як створити архів і де він зберігається

Щоб архівувати пошту в Outlook 2010, дотримуйтесь цих простих кроків:

Тепер ви створили архів у Outlook 2010 і можете бути впевнені, що ваша пошта буде архівуватися автоматично відповідно до зазначених параметрів.Також ви знаєте, де зберігатиметься ваш архів.

Важливо, що створений архів у Outlook 2010 не відображатиметься у списку папок зліва. Для доступу до нього ви можете використовувати вкладку "Файл" і вибрати "Відкрити" > "Отримати доступ до файлу даних Outlook". У вікні виберіть файл архіву і натисніть на кнопку «OK». Після цього архів відображатиметься в лівій панелі навігації Outlook.

Тепер ви знаєте, як архівувати пошту в Outlook 2010, створити архів і де він зберігається. Цей процес допоможе вам керувати вашими повідомленнями більш ефективно та звільнити місце в основному скриньці.

Автоархівація в Outlook 2010: де та як архівувати пошту?

Щоб настроїти автоархівацію в Outlook 2010, виконайте такі дії:

1. Відкрийте Outlook 2010 і виберіть вкладку «Файл».
2. У розкривному меню виберіть пункт «Параметри».
3. У вікні «Параметри Outlook» виберіть вкладку «Інші».
4. Натисніть кнопку «Автоархівація».
5. У розділі «Автоархівація» встановіть прапорець «Увімкнути автоархівацію на комп'ютер».
6. Вкажіть період, через який Outlook автоматично архівуватиме пошту. Ви можете вибрати один із запропонованих періодів або задати свої налаштування.
7. Вкажіть папку, де буде створено архів. Натисніть кнопку «Огляд» та виберіть потрібну папку.
8. Якщо потрібно зберегти повідомлення, видалені з папки «Видалені», встановіть прапорець «Увімкнути папку «Видалені» під час архівування».
9. Натисніть кнопку «ОК», щоб зберегти зміни та закрити вікно «Параметри Outlook».

Після виконання цих кроків, Outlook 2010 автоматично архівуватиме вашу пошту в зазначену папку із заданим періодом. Це дозволить вам зберегти всі важливі листи та одночасно звільнити місце у поштовій скриньці.Тепер ви знаєте, де і як архівувати пошту в Outlook 2010.

Як архівувати пошту в Outlook 2013

Для створення архіву в Outlook 2013 виконайте такі кроки:

Крок 1: Відкрийте Outlook 2013 і виберіть папку, яку потрібно заархівувати.

Крок 2: Натисніть правою кнопкою миші на вибрану папку та виберіть у контекстному меню "Створити архівну папку".

Крок 3: У вікні, введіть назву архівної папки і виберіть місце, де ви хочете зберегти архівний файл.

Крок 4: Натисніть кнопку «OK» для створення архівної папки та переміщення повідомлень з вибраної папки до архіву.

Тепер всі повідомлення з вибраної папки будуть збережені в архівному файлі, а папка буде порожня. Ви завжди зможете знайти архівний файл, відкривши Outlook і вибравши його зі списку папок.

Де зберігати архів у Outlook 2013?

За промовчанням архівний файл буде збережено на комп'ютері в папці «Документи Outlook Files». Однак, ви завжди можете вибрати інше місце для збереження архіву, вказавши його у кроці 3.

Архівація пошти в Outlook 2013

Outlook 2013 надає можливість заархівувати пошту для більш ефективного керування повідомленнями. Архівування пошти в Outlook 2013 дозволяє створити резервну копію старих повідомлень та звільнити місце в основній поштовій скриньці.

Щоб заархівувати пошту в Outlook 2013, виконайте такі кроки:

1. Відкрийте Outlook 2013 на комп'ютері.
2. У верхньому меню виберіть вкладку "Файл".
3. У розкривному меню виберіть пункт «Параметри».
4. У вікні виберіть «Розширені».
5. У розділі «Архівування та відновлення» натисніть кнопку «Автоархівація…».
6. У вікні «Автоархівація» встановіть прапорець поруч із «Використовувати автоархівацію».
7. Виберіть період часу, за який ви бажаєте архівувати пошту (наприклад, 6 місяців або 1 рік).
8. Виберіть папку, щоб зберегти архіви. Можна створити нову папку або вибрати існуючу.
9. Встановіть інші параметри автоархівації на власний розсуд.
10. Натисніть кнопку «OK», щоб зберегти налаштування автоархівації.

Після виконання цих кроків Outlook 2013 автоматично створюватиме архіви для вибраних папок з поштою у вказаний період часу. Створені архіви будуть збережені у вибраній папці, і вони будуть доступні для перегляду та відновлення у будь-який час.

Як архівувати пошту в Outlook 2010 та 2013?

Для початку відкрийте Outlook і перейдіть у вкладку «Файл». У меню виберіть розділ «Інформація» та натисніть кнопку «Налаштування автоархівації».

У вікні автоархівації можна налаштувати параметри архівації пошти. Виберіть папку, яку потрібно архівувати, та вкажіть бажаний період (наприклад, останній рік або останні 6 місяців).

Також можна налаштувати розклад автоархівації, вказавши, як часто Outlook повинен створювати архіви. Це може бути щодня, щотижня чи щомісяця.

Після того, як ви налаштували параметри автоархівації, натисніть кнопку OK і Outlook почне створювати архіви відповідно до ваших налаштувань.

Де можна знайти створені архіви? Ви можете знайти їх у папці «Архіви» всередині поштового облікового запису. Щоб перейти до цієї папки, клацніть правою кнопкою миші на папці «Архіви» у списку папок Outlook і виберіть «Відкрити файлове розташування».

Ось і все! Тепер ви знаєте, як архівувати пошту в Outlook 2010 та 2013. Дотримуючись цих простих кроків, ви можете створити регулярні резервні копії своєї пошти та зберегти її в безпеці.

Як створити і де заархівувати пошту в Outlook 2013

1. Відкрийте програму Microsoft Outlook 2013 та виберіть розділ «Файл».
2. У меню виберіть опцію «Інформація» і натисніть кнопку «Налаштування облікового запису».
3. У розділі «Облікові записи електронної пошти» виберіть потрібний обліковий запис та натисніть кнопку «Змінити».
4. У вікні виберіть вкладку «Додатково» та натисніть на кнопку «Архівування електронних повідомлень».
5. У вікні встановіть прапорець «Автоматично архівувати всі електронні повідомлення старші за певну кількість днів» і введіть кількість днів, після якого повідомлення будуть заархівовані.
6. Виберіть папку, в якій зберігатиметься архів, або створіть нову папку.
7. Натисніть кнопку «ОК», щоб зберегти налаштування архівації.

Тепер ваша пошта автоматично архівуватиметься у вказану папку. Якщо ви бажаєте переглянути або відновити архівовані повідомлення, вам потрібно відкрити відповідну папку в Outlook 2013.

Архівація пошти в Outlook 2013 — це зручний спосіб організувати свою електронну пошту та звільнити місце в основній папці «Вхідні». Спробуйте використати цю функцію та спростіть роботу з електронними повідомленнями!

Відео:

Курс з Outlook. Урок 1. Вхід до облікового запису. Синхронізація пошти

Курс з Outlook. Урок 1. Вхід до облікового запису. Синхронізація пошти Your Mentor 71,705 переглядів 2 років тому 6 хвилин, 6 seconds

Як настроїти пошту в Outlook?

Як настроїти пошту в Outlook? by TeachVideo 111,689 переглядів 12 років тому 1 хвилина, 52 seconds